FlowZart Leitfaden

1 · Einstieg & Konto

Alles beginnt auf der Startseite. Stell dir vor, du öffnest ein buntes Buch: Oben rechts sind nur zwei Knöpfe, „Login“ und „Kostenlos starten“.

1. Neues Konto erstellen: Klicke „Kostenlos starten“, gib Name, Mailadresse und ein geheimes Passwort ein. Öffne danach deine Mailbox und tippe auf den Bestätigungslink – erst dann darfst du weiter.
2. Schon angemeldet? Drücke „Login“, gib Mail + Passwort ein und du landest direkt im Dashboard.
3. Freunde einladen: Auf dem Dashboard findest du die Kachel „🔐 Registration Codes". Hol dir dort Codes, die du verschicken kannst (kostenlos = 5 Stück, Pro = 10, Premium = unendlich).
4. Nächster Schritt: Folge einfach der kleinen To-do-Liste auf dem Dashboard: zuerst Saison auswählen, dann Verfügbarkeit eintragen, dann Registrierungslink verschicken.

2 · Dashboard & Saisons

Stell dir jede Saison wie ein Schulheft vor. Du arbeitest immer nur in einem Heft gleichzeitig – oben im Dashboard siehst du, welches es ist.

1. Neues Heft anlegen: Drücke auf die Kachel „🗓️ Seasons“, tippe einen Namen wie „Frühling 2025“ ein und speichere. Danach klickst du auf „Switch to This“, damit dieses Heft aktiv ist.
2. Warum das wichtig ist: Alle Schüler, Zeiten und Dokumente gehören nur zu dem Heft, das oben aktiv ist. Wenn du die falsche Saison geöffnet hast, siehst du auch die falschen Daten.
3. Aufräumen: „Clear schedule“ leert nur den Stundenplan, Schüler und Verfügbarkeit bleiben erhalten. „Duplicate“ erstellt ein frisches Heft mit denselben Schülern und Time-Slots. Löschen geht nur, wenn das Heft gerade nicht aktiv ist.
4. Unterlagen hochladen: In „📎 Season Resources“ kannst du PDFs ablegen (z. B. Infobriefe). Sie tauchen automatisch im Elternformular und im Elternportal auf.

3 · Verfügbarkeit & Pausen

Hier sagst du der App ganz genau, wann du unterrichten kannst und wann du eine Pause brauchst. Stell dir vor, du malst deine Woche mit bunten Bausteinen.

1. Pausen einstellen: Oben siehst du die Felder „☕ Break Settings". Wähle, nach wie vielen Minuten du eine Pause brauchst und wie lang sie sein darf. Du kannst auch einen kleinen „Puffer" zwischen Schülern einplanen.
2. Arbeitsprozent & Gehalt: Im Bereich „💼 Work Percentage" kannst du deine wöchentlichen Arbeitsstunden für 100% und dein Jahresgehalt eingeben. Der Stundenplan zeigt dann automatisch dein Arbeitspensum und monatliches Gehalt basierend auf deinen tatsächlichen Unterrichtsstunden. Perfekt um zu sehen, ob du 50% oder 80% arbeitest! Du kannst auch die Option „13 Gehälter pro Jahr" aktivieren.
3. Zeiten eintragen: Nutze entweder den KI-Block („Montag 14–18 Uhr in Raum 3") oder klicke auf „➕ Add Availability" und trag Tag, Startzeit, Endzeit und Ort ein.
4. Alle Slots im Blick: Unter der Tabelle kannst du einzelne Slots löschen, falls sich dein Stundenplan ändert.

4 · Anmeldung & Links

Jetzt lädst du Eltern ein – ganz bequem über einen Link:

1. Link bauen: Öffne „🔗 Registration Links“, stell (wenn du möchtest) ein Ablaufdatum oder eine maximale Anzahl ein und klicke auf „Generate Link“. Eine Kopie landet sofort in deinem Postfach.
2. Link verschicken: Sende ihn per E-Mail, Messenger oder sogar als QR-Code herum.
3. Formular aus Sicht der Eltern: Sie geben den Namen des Kindes an, wählen 30/40/50/60 Minuten, tragen Kontaktinfos ein und klicken bei deinen Slots auf „Select Times“, damit du ihre Wunschzeiten kennst. Hochgeladene PDFs erscheinen in der Box „Helpful Resources“.
4. Automatische Schritte: Das Kind landet direkt in deiner Schülerliste und die Eltern erhalten ihren persönlichen Portal-Link.

Wenn du lieber selbst ausfüllst, geh zu „Students → Add Student“ und trag alles manuell ein.

5 · Schülerverwaltung & Gruppen

Hier wohnen alle deine Schülerkarten – wie ein Stickeralbum.

1. Oben siehst du Zahlen: Wie viele Schüler du hast, wie viele schon einen Termin haben und wie viele noch warten.
2. Gruppen bauen: Drücke „Create Group“, hake zwei oder mehr Kinder an und leg die gemeinsame Dauer fest. Perfekt für Geschwister oder Band-Ensembles.
3. Auto-Gruppenplanung: Sobald eine Gruppe existiert, sucht der Algorithmus beim Auto-Schedule nach einem Slot, der für alle Mitglieder passt, und legt eine gemeinsame Lesson an (inkl. Ort & Pausenregeln).
4. Listenansicht: Jede Zeile zeigt Name, Kontakt, Parent-Link (mit Kopier-Button), Anzahl ihrer Zeiten, Priorität und ob sie schon eingeplant sind.
5. Priorität ändern: Wähle im Dropdown z. B. „Priority“, wenn ein Kind besonders wichtig ist, oder „Locked“, wenn du den Slot nicht verschieben möchtest.
6. Bearbeiten: Klick auf den Schülernamen oder den „Edit“-Button, um Kontaktdaten oder Zeiten zu ändern. Mit „↶ Revert to Original Times“ holst du dir die Angaben aus der Registrierung zurück.

6 · Terminplan & Drag & Drop

Hier bastelst du deinen Wochenplan – wie ein Magnetboard.

1. Aktionen rechts: Knöpfe für „🤖 Auto-Schedule“, „↩️ Revert“, „📅 Export iCal“, „✉️ Send Confirmations“ und später „📢 Publish“.
2. Auto-Schedule: Klick, Kaffee holen, zurückkommen – die App setzt Schüler selbstständig in freie Slots. Gelbe Hinweise zeigen, wenn etwas nicht passt.
3. Drag & Drop: Ziehe Schülerkarten aus der „Unscheduled“-Liste in den passenden Tag oder verschiebe bestehende Termine. Solange du nicht veröffentlicht hast, ist alles beweglich.
4. Ansichten: Nutze oben die Buttons „Calendar View“ und „List View“, um die Darstellung zu wechseln.
5. Manuell löschen: Ziehe eine Lesson zurück in die Warteliste, wenn sie wieder frei sein soll.

7 · Veröffentlichung & Kommunikation

Wenn alles gut aussieht, drücke die Knöpfe von oben nach unten:

1. ✉️ Send Confirmations: Eine freundliche Sammelmail (und optional SMS) an alle Familien.
2. 📢 Publish Schedule: Macht den Plan offiziell. Danach ist Drag & Drop aus.
3. 🔗 Send Parent Links: Jede Familie bekommt ihren persönlichen Link automatisch zugeschickt.
4. 🔒 Finalize: Optional. Schließt das Tauschen von Terminen.

8 · Elternportal & Swaps

Jedes Kind bekommt einen geheimen Link für die Eltern.

1. Was Eltern sehen: Den eigenen Termin, deine PDFs und – wenn erlaubt – andere Slots ohne Namen.
2. Plätze tauschen: Sie klicken auf einen freien Slot, schreiben eine kurze Nachricht und schicken sie ab.
3. Antwort geben: Die andere Familie erhält eine Mail mit „Annehmen“ oder „Ablehnen“. Bei „Annehmen“ tauscht das System die Zeiten automatisch.
4. Bevor du veröffentlichst: Der Link zeigt einfach „Plan kommt bald“.

9 · Betrieb, Templates & Abos

Zum Schluss noch deine Werkzeugkiste:

1. Messaging Settings: Hier stellst du ein, ob SMS mitlaufen sollen und prüfst, ob E-Mails versendet werden.
2. Message Templates: Schreibe einmal schöne Texte und nutze sie für alle zukünftigen Nachrichten.
3. Registration Codes: Hol neue Einladungs-Codes für Kolleg:innen.
4. Subscription: Upgrade zu Pro oder Premium, wenn du mehr Heftchen oder SMS brauchst.
5. Admin Panel: (Falls du Admin bist) Benutzer verwalten, Backups starten, Status prüfen.

FAQ – Häufige Fragen

STEP 1: Du erstellst den Registrierungslink... (und so weiter)