Wie können Eltern sich registrieren?

Die Elternregistrierung in Flowzart ist simpel und effizient. Erfahre, wie du Registrierungslinks versendest, den Überblick behältst und Eltern ihre Verfügbarkeiten eintragen können.

Schritt 1: Registrierungslink erstellen und versenden

Flowzart erstellt für dich einen individuellen Registrierungslink. Diesen Link kannst du dann auf verschiedene Arten an die Eltern versenden:

Option 1: Manuell kopieren und einfügen

Du kopierst den Registrierungslink und fügst ihn in dein eigenes Email-Programm, WhatsApp oder SMS ein. Flowzart bietet dir dafür eine Textvorlage an, in der der Link bereits enthalten ist – einfach kopieren und versenden!

📋 Praktisch: Fertige Textvorlage

Flowzart stellt dir eine vorgefertigte Nachricht zur Verfügung, in der der Registrierungslink bereits eingefügt ist. Einfach kopieren und in WhatsApp, Email oder SMS einfügen!

Ablauffrist für Registrierungslinks

Man kann beim Registrierungslink auch eine Ablauffrist angeben. Zum Beispiel möchtest du, dass der Link nur für 30 Tage funktioniert. So kann man sich sicher sein, dass sich danach niemand mehr registriert.

⏰ Warum eine Ablauffrist sinnvoll ist:

✓ Kontrolle: Du bestimmst den genauen Zeitraum für Registrierungen
✓ Sicherheit: Alte Links können nicht mehr verwendet werden
✓ Planungssicherheit: Nach Ablauf der Frist kannst du mit der Stundenplanung beginnen

Registrierungslinks und Seasons

Ein Registrierungslink ist immer an eine bestimmte Season gebunden. Das bedeutet: Wenn du eine Season löschst, wird auch der dazugehörige Registrierungslink automatisch gelöscht.

🔗 Wichtig zu wissen:

✓ Jeder Registrierungslink gehört zu einer spezifischen Season
✓ Registrierte Schüler werden automatisch dieser Season zugeordnet
✓ Beim Löschen einer Season werden alle Daten inklusive Registrierungslink entfernt
✓ Für ein neues Schuljahr erstellst du eine neue Season mit einem neuen Registrierungslink

Option 2: Internes Tool (Premium)

Premium-Nutzer können das interne Messaging-Tool verwenden, um Registrierungslinks direkt aus Flowzart heraus zu versenden. Der große Vorteil: Du siehst auf einen Blick, welche Eltern sich bereits registriert haben und welche noch nicht.

Versandoptionen im Vergleich:

Methode	Wie funktioniert's?	Verfügbar für
WhatsApp / SMS / Email (manuell)	Link + Textvorlage kopieren und in dein eigenes Programm einfügen	Alle Nutzer
Internes Messaging-Tool	Direkt aus Flowzart versenden + Tracking + automatische Erinnerungen	Premium-Nutzer

💡 Die Vorteile des internen Messaging-Tools (Premium):

✓ Direkter Versand: Sende Registrierungslinks direkt aus Flowzart heraus
✓ Tracking: Sieh auf einen Blick, welche Eltern sich bereits registriert haben und welche noch nicht
✓ Automatische Erinnerungen: Setze Reminder und erinnere Eltern automatisch via Email und SMS, sollte die Registrierung nicht schnell genug gehen

Schritt 2: Was Eltern eintragen

Die Eltern tragen folgende Informationen ein:

Persönliche Daten:

Name der Schülerin / des Schülers
Namen der Eltern
Email-Adresse
Handynummer

Verfügbarkeiten angeben:

Danach können sie sagen, an welchem Tag, in welcher Schule/Gemeinde sie wie lange Zeit haben. Z.B.: Montag in Bülach von 14 bis 16 Uhr.

👀 Transparenz für Eltern:

Eltern sehen auch, wann ihre Lehrpersonen wo anwesend sind. So können sie vorab schon etwas auf die Verfügbarkeit der Lehrperson eingehen.

Schritt 3: Flexible Zeitangaben

Zusätzlich können Eltern aber auch Zeiten angeben, welche nicht in der Verfügbarkeit der Lehrperson sind. So kann die Lehrperson später noch ein paar Stunden hinzufügen, sollte sie sehen, dass um eine bestimmte Zeit sehr viele Schüler/innen Zeit haben.

🎯 Praxistipp:

Wenn viele Schüler zur gleichen Zeit verfügbar sind (z.B. Mittwochs um 14 Uhr), kannst du deine Verfügbarkeit anpassen und diese Zeit hinzufügen. So nutzt du die Nachfrage optimal aus!

Zusammenfassung: Der Registrierungsprozess

1

Registrierungslink erstellen

Flowzart generiert einen individuellen Link für deine Season
2

Link versenden

Manuell kopieren (WhatsApp, SMS, Email) oder via internes Tool (Premium)
3

Eltern tragen Daten ein

Namen, Kontaktdaten, Verfügbarkeiten
4

Tracking & Reminders (Premium)

Mit dem internen Tool siehst du, wer sich eingetragen hat und kannst automatische Erinnerungen senden
5

Stundenplan erstellen

Mit allen gesammelten Verfügbarkeiten erstellst du den optimalen Stundenplan

Weiterführende Artikel:

Grundlagen der Planung: Was ist eine Season?
Stundenplan automatisch erstellen: Der Scheduler