Stundenplan Leitfaden Lesson Scheduler Playbook

Willkommen! Stell dir diesen Leitfaden wie ein Bilderbuch vor, nur für Stundenplan-Helden. Ich erkläre dir alles in super einfachen Worten: Wo du klicken musst, was jede Schaltfläche macht und was danach passiert.

Tipps: Nutze die linke Leiste oder springe mit den blauen Links zu dem Teil, den du gerade brauchst.

Hi there! Think of this guide as a friendly comic that shows you every button to press. No tech-speak, just clear steps so you always know what happens next.

Use the left menu or the blue links to hop to whatever topic you need.

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Zeige die Landingpage mit Navigation und den Buttons „Login“ sowie „Kostenlos starten“.

Show the landing page with the navigation bar and the “Login / Start Free” buttons.

Dashboard Code Repo

1 · Einstieg & Konto 1 · Getting Started & Accounts

Alles beginnt auf der Startseite. Stell dir vor, du öffnest ein buntes Buch: Oben rechts sind nur zwei Knöpfe, „Login“ und „Kostenlos starten“.

  1. Neues Konto erstellen: Klicke „Kostenlos starten“, gib Name, Mailadresse und ein geheimes Passwort ein. Öffne danach deine Mailbox und tippe auf den Bestätigungslink – erst dann darfst du weiter.
  2. Schon angemeldet? Drücke „Login“, gib Mail + Passwort ein und du landest direkt im Dashboard.
  3. Freunde einladen: Auf dem Dashboard findest du die Kachel „🔐 Registration Codes“. Hol dir dort Codes, die du verschicken kannst (kostenlos = 5 Stück, Supporter = 10, Premium = unendlich).
  4. Nächster Schritt: Folge einfach der kleinen To-do-Liste auf dem Dashboard: zuerst Saison auswählen, dann Verfügbarkeit eintragen, dann Registrierungslink verschicken.

The adventure starts on the home page. Think of two friendly buttons in the top-right corner: “Login” and “Start Free”.

  1. Create a new account: Click “Start Free”, fill in your name, email, and a secret password, then open your inbox and tap the confirmation link.
  2. Already have one? Hit “Login”, enter your details, and the dashboard pops up immediately.
  3. Invite other teachers: On the dashboard tap the “🔐 Registration Codes” card. Free plan = 5 codes, Supporter = 10, Premium = endless.
  4. Next steps: Follow the mini checklist on the dashboard: pick your season, add availability, send your registration link.
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Screenshot vom Login-Dialog oder Registrierungsformular einfügen.

Add a screenshot of the login dialog or registration form.

2 · Dashboard & Saisons 2 · Dashboard & Seasons

Stell dir jede Saison wie ein Schulheft vor. Du arbeitest immer nur in einem Heft gleichzeitig – oben im Dashboard siehst du, welches es ist.

  1. Neues Heft anlegen: Drücke auf die Kachel „🗓️ Seasons“, tippe einen Namen wie „Frühling 2025“ ein und speichere. Danach klickst du auf „Switch to This“, damit dieses Heft aktiv ist.
  2. Warum das wichtig ist: Alle Schüler, Zeiten und Dokumente gehören nur zu dem Heft, das oben aktiv ist. Wenn du die falsche Saison geöffnet hast, siehst du auch die falschen Daten.
  3. Aufräumen: „Clear schedule“ leert nur den Stundenplan, Schüler und Verfügbarkeit bleiben erhalten. „Duplicate“ erstellt ein frisches Heft mit denselben Schülern und Time-Slots. Löschen geht nur, wenn das Heft gerade nicht aktiv ist.
  4. Unterlagen hochladen: In „📎 Season Resources“ kannst du PDFs ablegen (z. B. Infobriefe). Sie tauchen automatisch im Elternformular und im Elternportal auf.
Tipp: Im kostenlosen Plan verschwinden alte Hefte nach 90 Tagen. Supporter behalten bis zu 10 Hefte, Premium unbegrenzt.

Each season is like a folder. You can only edit one folder at a time, and the blue banner on the dashboard tells you which one is open.

  1. Create or switch: Tap the “🗓️ Seasons” card, type a name (e.g. “Spring 2025”), save, then hit “Switch to This”.
  2. Remember: Students, availability, groups, and documents live inside the active folder only. Switch folders before you make changes.
  3. Housekeeping: “Clear schedule” removes the timetable but keeps students and slots. “Duplicate” makes a fresh folder with the same students and times so you can plan a new term quickly. Delete is available only for inactive folders.
  4. Season resources: Upload PDFs inside “📎 Season Resources” and parents will see them during registration and in their portal.
Note: Free plan folders expire after 90 days, Supporter keeps up to ten forever, Premium has no limit.
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Zeige den Season-Bildschirm mit der Liste aller Saisons.

Show the Seasons screen with the list of all seasons.

3 · Verfügbarkeit & Pausen 3 · Availability & Break Settings

Hier sagst du der App ganz genau, wann du unterrichten kannst und wann du eine Pause brauchst. Stell dir vor, du malst deine Woche mit bunten Bausteinen.

  1. Pausen einstellen: Oben siehst du die Felder „☕ Break Settings". Wähle, nach wie vielen Minuten du eine Pause brauchst und wie lang sie sein darf. Du kannst auch einen kleinen „Puffer" zwischen Schülern einplanen.
  2. Arbeitsprozent & Gehalt: Im Bereich „💼 Work Percentage" kannst du deine wöchentlichen Arbeitsstunden für 100% und dein Jahresgehalt eingeben. Der Stundenplan zeigt dann automatisch dein Arbeitspensum und monatliches Gehalt basierend auf deinen tatsächlichen Unterrichtsstunden. Perfekt um zu sehen, ob du 50% oder 80% arbeitest! Du kannst auch die Option „13 Gehälter pro Jahr" aktivieren.
  3. Zeiten eintragen: Nutze entweder den KI-Block („Montag 14–18 Uhr in Raum 3") oder klicke auf „➕ Add Availability" und trag Tag, Startzeit, Endzeit und Ort ein.
  4. Alle Slots im Blick: Unter der Tabelle kannst du einzelne Slots löschen, falls sich dein Stundenplan ändert.
Ohne mindestens einen Slot kann die Auto-Planung nicht starten – wie ein Puzzle ohne Teile.

This page is your weekly calendar. You tell the app "I can teach here, I rest there".

  1. Set break rules: Use the "☕ Break Settings" boxes to decide when you need a break and how long it should last. Add a buffer if you like a few calm minutes between lessons.
  2. Work Percentage & Salary: In the "💼 Work Percentage" section, you can enter your weekly work hours for 100% and your yearly salary. The schedule will then automatically show your work percentage and monthly salary based on your actual teaching hours. Perfect to see if you're working 50% or 80%! You can also enable the "13 salaries per year" option.
  3. Add teaching slots: Either describe your day in the AI text box ("Tuesday 3-7pm, Downtown Studio") or press "➕ Add Availability" and fill the mini form.
  4. Edit anytime: The table lists all slots. Hit "Delete" to remove one if your plan changes.
Auto-scheduling can't begin until at least one time slot exists.
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Zeige den Verfügbarkeits-Screen mit einem ausgefüllten Slot.

Show the availability screen with a filled slot.

4 · Anmeldung & Links 4 · Intake & Registration Links

Jetzt lädst du Eltern ein – ganz bequem über einen Link:

  1. Link bauen: Öffne „🔗 Registration Links“, stell (wenn du möchtest) ein Ablaufdatum oder eine maximale Anzahl ein und klicke auf „Generate Link“. Eine Kopie landet sofort in deinem Postfach.
  2. Link verschicken: Sende ihn per E-Mail, Messenger oder sogar als QR-Code herum.
  3. Formular aus Sicht der Eltern: Sie geben den Namen des Kindes an, wählen 30/40/50/60 Minuten, tragen Kontaktinfos ein und klicken bei deinen Slots auf „Select Times“, damit du ihre Wunschzeiten kennst. Hochgeladene PDFs erscheinen in der Box „Helpful Resources“.
  4. Automatische Schritte: Das Kind landet direkt in deiner Schülerliste und die Eltern erhalten ihren persönlichen Portal-Link.

Wenn du lieber selbst ausfüllst, geh zu „Students → Add Student“ und trag alles manuell ein.

Invite parents with a single friendly link:

  1. Create it: Visit “🔗 Registration Links”, optionally set an expiry or max number, then press “Generate Link”. The system emails it to you.
  2. Share it: Send the link however you like—email, chat, printed flyer.
  3. Parents’ view: They enter the student’s name, pick a lesson length, add their contact info, and tap “Select Times” on every slot that works. Your uploaded PDFs appear automatically.
  4. Auto-magic: The student shows up in your list instantly and the parents receive their personal portal link.

Need to add someone by hand? Use “Students → Add Student”.

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Screenshot-Idee: Seite „Registration Links“ mit Button „Generate Link“.

Screenshot idea: “Registration Links” page showing the “Generate Link” button.

5 · Schülerverwaltung & Gruppen 5 · Student Management & Groups

Hier wohnen alle deine Schülerkarten – wie ein Stickeralbum.

  1. Oben siehst du Zahlen: Wie viele Schüler du hast, wie viele schon einen Termin haben und wie viele noch warten.
  2. Gruppen bauen: Drücke „Create Group“, hake zwei oder mehr Kinder an und leg die gemeinsame Dauer fest. Perfekt für Geschwister oder Band-Ensembles.
  3. Auto-Gruppenplanung: Sobald eine Gruppe existiert, sucht der Algorithmus beim Auto-Schedule nach einem Slot, der für alle Mitglieder passt, und legt eine gemeinsame Lesson an (inkl. Ort & Pausenregeln).
  4. Listenansicht: Jede Zeile zeigt Name, Kontakt, Parent-Link (mit Kopier-Button), Anzahl ihrer Zeiten, Priorität und ob sie schon eingeplant sind.
  5. Priorität ändern: Wähle im Dropdown z. B. „Priority“, wenn ein Kind besonders wichtig ist, oder „Locked“, wenn du den Slot nicht verschieben möchtest.
  6. Bearbeiten: Klick auf den Schülernamen oder den „Edit“-Button, um Kontaktdaten oder Zeiten zu ändern. Mit „↶ Revert to Original Times“ holst du dir die Angaben aus der Registrierung zurück.

This page is your roster.

  1. Summary cards: Quickly see total students, who’s scheduled, and who still needs a slot.
  2. Create groups: Tap “Create Group”, pick the students, and choose their shared lesson length.
  3. Automatic group matching: Once a group exists, auto-scheduling looks for a time block that fits everyone and drops a single shared lesson (location + break rules respected).
  4. Row details: Every row shows name, parent contact, handy copy buttons for the parent links, number of availability slots, priority, and schedule status.
  5. Priority dropdown: Mark a student as “Priority” or “Locked” if you want them handled first or kept in place.
  6. Edit flow: Click the student to edit info, add slots, or revert to their original submission.
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Zeige die Schülerliste mit hervorgehobenen Aktionen.

Show the students list with key actions highlighted.

6 · Terminplan & Drag & Drop 6 · Schedule Workspace

Hier bastelst du deinen Wochenplan – wie ein Magnetboard.

  1. Aktionen rechts: Knöpfe für „🤖 Auto-Schedule“, „↩️ Revert“, „📅 Export iCal“, „✉️ Send Confirmations“ und später „📢 Publish“.
  2. Auto-Schedule: Klick, Kaffee holen, zurückkommen – die App setzt Schüler selbstständig in freie Slots. Gelbe Hinweise zeigen, wenn etwas nicht passt.
  3. Drag & Drop: Ziehe Schülerkarten aus der „Unscheduled“-Liste in den passenden Tag oder verschiebe bestehende Termine. Solange du nicht veröffentlicht hast, ist alles beweglich.
  4. Manuell löschen: Ziehe eine Lesson zurück in die Warteliste, wenn sie wieder frei sein soll.
  5. Ansichten: Nutze oben die Buttons „Calendar View“ und „List View“, um die Darstellung zu wechseln.
Gruppen oder komplette Klassen funktionieren genauso: Der Algorithmus reserviert automatisch einen gemeinsamen Slot für alle Mitglieder, inklusive Raum und Pausenregeln.

This is your drag-and-drop playground.

  1. Action buttons: Use the right-hand panel for auto-scheduling, reverting, exporting, emailing, and later publishing.
  2. Auto schedule: Click once and let the app arrange lessons for you. Yellow cards tell you if someone still needs attention.
  3. Drag cards: Pull students from the waiting list into a day, or rearrange existing lessons until the week looks perfect.
  4. Switch views: Toggle between calendar and list layouts whenever you prefer a different look.
  5. Remove lessons: Drag a lesson back to the waiting area if the slot should become free again.
Group lessons or entire classes are fully supported—the engine finds a mutual slot, books one shared lesson, and keeps everyone in sync.
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Zeige die Schedule-Seite mit Drag-&-Drop-Hinweis.

Show the schedule page highlighting drag-and-drop.

7 · Veröffentlichung & Kommunikation 7 · Publishing & Communications

Wenn alles gut aussieht, drücke die Knöpfe von oben nach unten:

  1. ✉️ Send Confirmations: Eine freundliche Sammelmail (und optional SMS) an alle Familien.
  2. 📢 Publish Schedule: Macht den Plan offiziell. Danach ist Drag & Drop aus.
  3. 🔗 Send Parent Links: Jede Familie bekommt ihren persönlichen Link automatisch zugeschickt.
  4. 🔒 Finalize: Optional. Schließt das Tauschen von Terminen.
Veröffentliche erst, wenn du sicher bist – zurück geht es nicht.

Finish the plan with these steps:

  1. ✉️ Send Confirmations: Notify all families (email/SMS).
  2. 📢 Publish Schedule: Lock in the timetable so parents can see it.
  3. 🔗 Send Parent Links: Email each parent their unique link.
  4. 🔒 Finalize: Optional—turns off swaps for good.
Publishing is final. Double-check before clicking.
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Screenshot-Idee: Aktionsspalte nach dem Auto-Schedule.

Screenshot idea: action column after auto-scheduling.

8 · Elternportal & Swaps 8 · Parent Portal & Swaps

Jedes Kind bekommt einen geheimen Link für die Eltern.

  1. Was Eltern sehen: Den eigenen Termin, deine PDFs und – wenn erlaubt – andere Slots ohne Namen.
  2. Plätze tauschen: Sie klicken auf einen freien Slot, schreiben eine kurze Nachricht und schicken sie ab.
  3. Antwort geben: Die andere Familie erhält eine Mail mit „Annehmen“ oder „Ablehnen“. Bei „Annehmen“ tauscht das System die Zeiten automatisch.
  4. Bevor du veröffentlichst: Der Link zeigt einfach „Plan kommt bald“.

Each student has a private parent link.

  1. What parents see: Lesson time, shared PDFs, and any pending swap requests.
  2. Request swaps: Tap another slot, type a short note, and send.
  3. Replying: The other family gets an email with Accept/Decline buttons; accepting swaps the lessons instantly.
  4. Before publish: The page gently says the schedule isn’t ready yet.
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Screenshot-Idee: Elternportal mit Swap-Button markieren.

Screenshot idea: parent portal with the swap button highlighted.

9 · Betrieb, Templates & Abos 9 · Maintenance, Templates & Billing

Zum Schluss noch deine Werkzeugkiste:

  1. Messaging Settings: Hier stellst du ein, ob SMS mitlaufen sollen und prüfst, ob E-Mails versendet werden.
  2. Message Templates: Schreibe einmal schöne Texte und nutze sie für alle zukünftigen Nachrichten.
  3. Registration Codes: Hol neue Einladungs-Codes für Kolleg:innen.
  4. Subscription: Upgrade zu Supporter oder Premium, wenn du mehr Heftchen oder SMS brauchst.
  5. Admin Panel: (Falls du Admin bist) Benutzer verwalten, Backups starten, Status prüfen.

This is your toolbox:

  1. Messaging settings: Toggle SMS and make sure email sending is ready.
  2. Message templates: Save reusable email/SMS wording.
  3. Registration codes: Generate invite codes for other teachers.
  4. Subscription: Upgrade to Supporter or Premium for extra power.
  5. Admin panel: (If available) manage users and backups.
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Zeige z. B. die Messaging-Settings-Seite.

Show the messaging settings page.

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